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人事代理
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關于做好檔案管理工作的思考

時間:2013/3/1  點擊:6793

近年來,隨著檔案管理體制的改革和管理制度的變化,對檔案管理工作的要求越來越高,教師管理科全體成員在多年實踐的基礎上,結合省內外友好人才中心的管理經驗,對人事檔案管理規范化建設、標準化建設、信息化建設及網上業務辦理等方面做出以下思考:

一、發展的方向

(一)重視基礎工作

檔案的出入庫除了在系統中進行操作以外,還必須有一套完整的紙質的登記冊,登記檔案從進入中心到離開中心的整個過程,避免系統癱瘓造成無法挽回的損失;新建檔案和補充材料錄入系統后,要及時向對應的代理前臺收取新建檔案和補充材料,并及時處理入庫,而且代理前臺可以實時監督對新建檔案和補充材料的處理情況,兩個崗位工作人員都應及時要對當天工作進行檢查復核。

(二)探索管辦分離

按照建立統一、規范、靈活的人力資源市場的要求,本著資源整合、優勢互補、并行發展的指導思想和“集中歸口、分類管理、先易后難、穩步推進”的原則,積極探索公共服務與市場化服務逐步分離,旨在探索打造管理體制統一、服務標準規范、運行機制健全的人事檔案公共服務環境。如青島市所屬市人才市場加掛了“青島市人力資源和社會保障局人事檔案中心”牌子。人事檔案中心的主要職責是負責人事檔案服務平臺的建設、運行和維護,負責社會化管理的企業退休人員和流動人員人事檔案的統一存放和日常服務工作。”同時還成立了檔案管理處,對人事檔案管理市場化業務進行指導,并進行理論研究,制定和解釋相關政策。

(三)服務積極主動

走在改革前列的一些人才中心,除了有檔案代理、戶籍管理、計劃生育和職稱評審等業務外,還為代理單位員工代買社保、代繳公積金,辦理員工的社保和公積金的轉移工作,而且對重點客戶提供上門服務,并滿足代理單位的個性化需求。

(四)辦事規范有序

合理整合資源,做到一站式業務辦理,不讓辦事人員在跑來跑去。建議使用排號機和相應的顯示設備,讓整個服務現場顯得很安靜、很有秩序。

(五)積極拓展新業務

為了減少用人單位聘用新員工的風險,同時也為了人才自身的職業發展,在個人授權的前提下,通過信息檢索、儀器檢測、外調核實等手段,對相關人員的證書證件、工作經歷、工作業績、獎懲記錄、專利、發明等進行核查和認定,并形成認定書或認定報告,積極為代理單位服好務。

二、面對的問題

(一)政策法規管理力度不足且陳舊落后。原勞動部門制定的都是法律法規,而人事部門制定的基本上都是規章制度,管理力度就不如法律更加有效。而且相關的政策法規都比較陳舊,人事檔案管理主要依據的《流動人員人事檔案管理暫行規定》還是1996年制定的,并且依然是暫行規定。如今人事系統與勞動系統已經合并,但沒有制定相關的政策法規進行統一規范與管理。

(二)流動人員人事檔案管理體制不順暢。人事、勞動、教育等部門多頭管理,甚至有不具備人事檔案管理資格的企業和個人越權、違規管理等現象。這既造成了流動人員人事檔案管理秩序混亂,又對流動人員人事檔案的安全性、真實性構成了嚴重的威脅,使檔案管理缺乏嚴肅性和公信力。

(三)服務標準不統一。各地服務標準各異,而且沒有機構進行統一規劃和管理。各地改革進度和方向不一致,使得檔案相對人在辦理業務時左右為難,尤其是人事與勞動合并后,還沒有制定統一的政策法規,造成了“諸侯割據”的局面。青島市盡管成立了“檔案管理中心”,也賦予了職責。但檔案管理中心只負責制定標準和規范,人員、檔案實質還是各管各。

(四)檔案功能弱化。由于人事檔案在材料收集范圍和利用對象等方面有著嚴格的限制,加之檔案相對人的檔案意識淡薄不注重檔案,使得人事檔案的功能弱化,從而衍生出誠信檔案、業績檔案等,比如青島進行的證書、工作履歷的認定。

(五)檔案管理費問題。檔案管理費目前仍是大部分人才中心的主要收入來源,它有著投入少、收益大的特點,比如中國北方人才市場2011年光檔案管理費收入就有2800萬,但是其各項成本總和不到400萬。但是檔案管理費歷來飽受詬病,而且有些地區已經取消了檔案管理費,全國范圍內取消也是必然趨勢,那么后收費時代人事檔案如何進行管理、人才中心如何生存?

(六)檔案自帶問題。檔案自帶問題是個普遍存在的問題,天津、青島也遇到過由于檔案自帶而產生的糾紛,但是兩地都沒有嚴格禁止檔案自帶的情況,尤其是中國北方人才市場檔案接收的主要方式就是個人密封自帶,由代理部前臺負責接收,這樣做有兩個好處,一是檔案能夠及時審核,發現問題(比如材料缺失、誤入等問題)能及時與檔案相對人進行溝通并及時解決,二是檔案信息錄入更加準確,有些相互矛盾的信息或重要信息缺失的情況能和檔案相對人進行溝通予以確認。

三、對策和建議

(一)人事檔案管理改革勢在必行,但應是自上而下的,可以由下促上。必須有一個機構統領改革,比如人力資源和社會保障部或全國人才中心負責制定新的、與時俱進的政策法規、行業規范和服務標準等,推動整個人才服務機構的改革,而不是一個地區范圍內的局部改革,但不是局部改革不可取,局部改革一定程度上可以促進全國范圍內改革的推進。

(二)積極開拓新業務,提升檔案利用價值的同時也解決檔案管理費問題。既可以像青島市人才流動服務中心一樣開展以證書認定和工作履歷認定等為基礎誠信檔案,可以改革人事檔案材料的收集范圍,將原來不屬于人事檔案收集范圍內,但是對人力資源管理和人才職業發展有重要價值的材料收入歸檔范圍內。在取消檔案管理費后,可以充分利用檔案的價值,為代理單位和個人提供新的個性化的人才服務,收取一定的服務費。

(三)數據信息安全很重要,中國北方人才市場的“登記表方法”雖然嚴謹,但是稍微有點落后,已經積極推進檔案信息的異地備份制度,在天津考察時,中國北方人才市場的同仁也提出了在技術和時機成熟時,天津和成都可以建立對方的異地檔案信息數據庫,實現相互的數據異地備份。

(四)代理業務應更加積極主動,尤其是單位代理的重點客戶應提供上門服務,比如代理單位形成的檔案補充材料應上門收取等。而且在人事與勞動合并的背景下,人才中心與社保局可以說是一家人,可以與社保局協調在人才中心設點辦公或由人才中心為代理人員代辦社保。

(五)對于檔案轉遞方式不能死守傳統,傳統人事檔案轉遞要求的機要交通方式和單位專人轉遞方式都存在著一定的問題,而個人密封自帶也有其優勢,加之物流的迅速發展,快遞物品更加安全和快捷,所以檔案轉遞方式的選擇不能固步自封,應該順應時代潮流,在其他方面加以改進保證檔案的安全,比如:轉遞檔案事物的同時轉遞檔案基本信息、目錄信息和電子檔案等。

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